Ett stort antal företagare jobbar idag dagligen mer eller mindre i olika slags molntjänster. Det skapar en stor flexibilitet gällande var man kan jobba samtidigt som övriga medarbetare kan nå samma information oavsett var man är. Just interaktion mellan flera användare är grundidén i molntjänsterna även om funktioner och upplägg kan variera kraftigt. Därutöver finns fördelen med säker backup och att man kan rationalisera bort lagringsmedia och stora dataservrar.
Efterfrågad tjänst
Att molntjänster är ett självklart inslag hos företag är tydligt. Enligt en undersökning som tidningen Techworld publicerade 2012 var det redan då 64% av alla tillfrågade chefer som såg molntjänster som”en del av den strategiska investeringen”. Här ska tilläggas att undersökningen var global över 16 länder och att siffran troligtvis var betydligt högre i Sverige, redan för fyra år sedan.
Ökar flexibiliteten och håller nere kostnaden
Den största fördelen med molntjänster att det skapar möjlighet till interaktion mellan personer oavsett var i världen man befinner sig, så länge uppkoppling finns. Filer kan delas, man kan arbeta med samma arbetsdokument och chatta för att hitta nya lösningar på problem m.m.
Många företagare väljer även olika slags molntjänster för att därigenom få ner priset på mjukvaror. Istället för att köpa programvara och licenser för dessa väljer man att abonnera på olika molntjänster som har dessa funktioner. I detta fall är det arbetsverktyget som delas på internet och inte filer eller specifika interaktionsfunktioner. En stor fördel är att alla medarbetare kommer åt tjänsterna var de än är och att programvaran därmed inte är knuten till en specifik dator utan en specifik inloggning.
Olika molntjänster
Utbudet av olika molntjänster är stort och ökar årligen. Helt enkelt är det inte att kategorisera de olika tjänsterna eftersom de ofta har mer än en funktion. Men lite grovt kan sägas att detta är de fyra vanligaste funktionerna.
Dela filer
Den mest kända molntjänsten inom denna kategori bör vara Dropbox. Ett extremt lätt sätt att dela filer med andra användare. Dropbox går att använda som enbart onlinelösning men även genom att ladda hem en app till telefonen eller program till datorn. Just detta program har tydligt specialiserat sig på att enbart vara en funktionell delningsmöjlighet.
Dela arbetsuppgifter
Inom företag är det inte ovanligt att molntjänster används för att strukturera och sortera arbetsuppgifter. Därmed finns det även flera molntjänster som skapats för att möta detta behov. De kan exempelvis innehålla digitala anslagstavlor, ”att-göra-listor”, kalendrar, chatfunktion och möjlighet att skicka privata meddelanden. Fokus ligger här på att skapa en plattform som är utgångspunkt för dagens arbete. Lite som ”gårdagens” whiteboard där chefen skrev upp vad som skulle göras, av vem och när. Fast med molntjänsten öppnas betydligt mer möjligheter upp.
Backup
Bland de första molntjänsterna som lanserades var s.k. backuptjänster. Att enbart ha viktiga filer på en hårddisk är knappast att rekommendera. Skulle den gå sönder är alla filer helt förlorade. Med automatisk backuptjänst i en molntjänst finns alltid filerna bevarade. Fördelen med dessa tjänster är just att all backup sker automatiskt bara man angett vilka mappar som ska säkerhetskopieras.
Dela arbetsdokumentet
Dela Excelarket eller Worddokumentet med varandra, gör förändringar så att alla ser i realtid och kommentera hur arbetet kan fortgå. I grunden handlar delade arbetsdokument om just detta. En enkel variant är Google Docs som visserligen även har några andra funktioner men där den största fördelen ligger i delning av arbetsdokument.
De ovan nämnda funktionerna är enbart de vanligaste tjänsterna inom molntjänster. Tjänster som ett stort antal företag har användning för. Sen finns det även molntjänster som är uppbyggda för att enbart möta behovet hos en viss bransch eller enstaka företag.
Det går därmed inte att säga att en specifik molntjänst är ”bäst”. Allt beror helt på användarnas behov. Det är därmed även behovet man ska tänka över innan aktuell molntjänst väljs.